7 стъпки за да се справите с хаоса във вашия Inbox

Управлението и организирането на електронната поща може да бъде обезкуражаващо, особено ако получавате стотици е-мейли на ден. След като получавате толкова много съобщения, задачата да ги прочете, подредите и отговорите може да ви изглежда невъзможна. В отговор на това, може би игнорирате голяма част от кореспонденцията. В най-добрият случай 90% от съобщенията са спам и няма нужда да  им отговаряте. По-вероятно, обаче е да пропуснете някой краен срок или да не удържите на дадените обещания.

Не позволявайте да бъде затрупани с непрочетена поща. Добрата новина е, че има има ефективен начин да управлявате и да организирате вашата пощенска кутия, така че тя да се изпразни и да стане много по-ефективна. Ключът тук е, да научите малко повече за софтуерната програма, която използвате. Независимо дали използвате Microsoft Outlook, Entourage, Google Mail или някаква друга програма, почти всяка от тях има възможността да маркирате с flag, да изтривате, да запазвате или да влачите е-мейлите от вашия Inbox. Ето и 7 трика, с помощта на които ща направите вашата поща по-подредена и ще спестявате време при търсене на конкретно съобщение.

1. Спрете да използвате вашата входяща поща като склад

Когато получите е-мейл, с който не знаете точно какво да правите в момента, е лесно да го затворите и да преминете към следващия. Но именно това отношение, „Ще го оставя за по-късно“, е може би причината за претрупаната ви входяща кутия. Не пазете стотици съобщения във вашия inbox. Той не склад, не е вашия календар, to-do list или списък с напомняне. Проверете целият този куп от съобщения и се запитайте: „Как мога да организирам входящата си поща по полезен начин?“

Най-добре е да си отделяте всеки ден по 5-10 минути за да преглеждате входящата си поща и да я организирате по по-ефективен начин. Направете това рутинна задача, както за вас, така и за вашите служители. И след като вече веднъж сте си изградили система за подреждане на е-мейли се придържайте към нея.

2. Преборете се със спама

Един от начините да се преборите със стотиците е-мейли е да елиминирате спама и нежеланите търговски съобщения. Ако входящата ви поща е пълна със спам направете следните неща:

·        Използвайте сигурен интернет доставчик. Вашият ISP би трябвало да използва най-добрата технология за блокиране на спам съобщенията

·        Забранете използването на auto responders. Съобщенията от типа out of office допринасят за истинко натрупване на спам във входящата ви поща. Използвайки този начин на отговор вие автоматично отговаряте на изпращачите на спам и им показвате, че това е истински адрес. Използвайте out of office само когато наистина сте дълго време извън офиса.

·        Използвайте мощна програма за блокиране на спам. Инвестирайте известна сума в това да си закупите наистина работеща програма. Това ще ви спести време, а от там и пари.

3. Изтривайте, изтривайте и пак изтривайте

След като вече сте се преборили със спам съобщенията, е време да решите, които съобщения да запазите и кои да изтриете. Погледнете вашата входяща поща и се запитайте дали наистина е нужно да пазите всички тези е-мейли. Възможно ли е информацията от е-мейла да я намерите другаде.  Ако съобщението не е важно и няма повече да го погледнете, изтрийте го веднага. Аз получавам дневно около 100-на емейла. Около 45-50% от тях ги трия веднага.

Спрете да се съмнявате в себе си. Какво имам предвид? Много често след като натиснете бутна del се появава прозорец, който ви пита дали наистина сте сигурни, че искате да изтриете това съобщение. Естествено, че искате. Нали вие сте натиснали този бутон? За да премахнете това потвърждение отидете в Tools>Options>Advanced Options и отмаркирайте кутийката с Warn before permanently deleting items.

4. Архивирайте съобщения, които искате да запазите

Ключът в правилното използване на входящата поща се крие в създаването и използването на категории. Структурата от папки е важна за да ви помогне да намирате съобщенията, които са ви необходими бързо. Папките в пощата ви трябва да са организирани по подобие на супермаркет. Например, когато отидете в супермаркета за да тъсите пиле, вие знаете къде точно се намира то. Следващата категория във вашата пощенска кутия, трябва да бъде видът на пилешкото месо.

Сега много хора организират пощенската си кутия така, че едни и същи файлове се намират на 10 различни места и намирането им става невъзможно или с цената на доста пропиляно време.

5. Използвайте категории

Някои емейл програми имат възможността да използвате категории. Те могат да ви помогна, когато организирате множество проекти или изпълнявате няколко задачи едновременно. Например, ако имате няколко покани да бъдете лектор и да водите презентации от различни места, вие можете да организирате комуникацията с различните партньори с категории, като тези категории можете да оцветите в различни цветове. Веднъж след като вече сте създали тези категории, вие можете да извадите всички съобщения от тази категория и по този начин да проследите водената комуникация, без значение къде е съхранена тя.

6. Пренасочвайте входящите съобщения с функцията Rules

Можете да създаде правила, които изпращат съобщенията от входящата ви поща към различни папки автоматично. Например, ако получавате новинарски бюлетин във вторник, който няма да имате време да прочетете до петък, той ще се пренасочи директно към определената от вас папка и ще си чака там, докато вие не решите, че е време да го отворите. По този начин няма да ви се натрупват съобщения във входящата пощенска кутия и няма да пропуснете някое важно съобщение. В Outlook вие имате възможност да създате правила за пренасочване на съобщения при положение, че те са изпратени от опреледен подател; можете да пренасочвате съобшения, които имат специфична дума в полето Subject; можете да пренасочвате съобщения, които са изпратени до определена група от хора.  Всичко това освобождава място във вашият inbox и разпределя входящите емейли към папки, за по-лесното им намиране след това.

7. Отбелязвайте с flag съобщения, които са важни и трябва да се изпълняват

Една също много полезна функция на outlook, която изпозлвам ежедневно е опцията flag и follow-up. Когато получа емейл с краен срок, задължително отбелязвам това съобщение c flag и то автоматично се отбелязва в папката follow-up. По този начин винаги когато погледна в тази папка се подсещам какво още имам за вършене. Хубавото е, че можете да избирате различни цветове на flag, с което можете да давате приоритет на някои задачи. След като се свършили дадената задача щракате отново върху флага и задачата се маха от папка follow-up. По този начин се спестява много време и не се допуска да пропуснете важна среща или краен срок.

Използвайки тези 7 съвета вие ще постигнете контрол над събщенията във входящата ви поща и ще спестявате време. Ако се придържате към тях, никога повече няма да ви се налага да използвате скрола за да търсите съобщение.

Коментирай

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.