5-те основни функции на добрия мениджър

Функции на добрия мениджър

Гледали ли сте как работи един диригент. Той води цял оркестър без да издава нито един звук. Неговата работа е да синхронизира работата на десетки, понякога стотици хора с различни умения, в един уникален музикален шедьовър. Ако сравним оркестъра с една бизнес организзацията, такава е и работата на мениджъра на тази бизнес организация. Но какво различава успешния мениджър от посредствения?  Ето 5те основни функции, които трябва да изпълнява един мениджър, ако иска да постига високи резултати, благодарение на екипа (оркестъра) който води.

Цел

Първата и най-важна задача пред всеки мениджър е да постави пред екипа си и хората, с които ще работи за постигане на целта. Максимално ясно и определена цел. Какво трябва да се направи, от кого, в какъв срок. Основните критерии за правилна цел са:

• Тя трябва да бъде наблюдаема. Тоест, целта трябва да бъде избрана така, че да има възможност за оценка на работата.
• Целта трябва да бъде реалистична и достижима, за да може екипа да я постигне.
• Задължително е целта да бъде определена във времето, т.е. трябва да има ясно определени времеви рамки: кога започва това, кога завършва.
• Тя трябва конкретно да указва исканите резултати.
• Целта трябва ясно да указва критериите за достигане на тези резултати
• Тя трябва ясно да указва приоритетите, задачите и изискванията
• И, по възможност да бъде интересна. Това е силно желателно, но не и задължително

След това, след като целта е поставена, трябва да се очертае линия на поведение. Всяка цел, особено на ранен етап, е желателно да бъде записвана. Тоест, след като обясните какво трябва да се направи, как да се направи, трябва да се разберете с екипа за начин, по който всичко, което сте говорили да бъде записано. Не повече от 250 думи. На прост език. А защо именно 250? Как мислите, колко време е необходимо за прочитане на 250 думи? Една минута. Единственото, което трябва да направите след това, е да копирате това, което е написано и да си запазите единият екземпляр за вас и всеки от екипа ви да направи същото. 

Контрол

Какво трябва да се направи по-нататък, след поставянето на целта? Трябва да намирате време всеки ден, за да проверите какво е направено и какво не е направено от това, което е било написано на хартията. Тоест, трябва да се срещнете с екипа и да преминете по точките по съдържанието на листа, като подробно го разпитвате какво би трябвало да се направи, какво вече е направено, как, кога… Контролът е задължителен.

Похвала

Дами и господа мениджъри, какво според вас, най-много обичаме да правим с персонала? Ако трябва да бъдем честни, ще трябва да си признаем, че обичаме да търсим грешките и да правим забележки на подчинените, да ги порицаваме от сърце и да им казваме какво точно не са направили. Едно от нещата, обаче, които всеки мениджър трябва да развие като качество е да търси. Търсете това, което подчиненият е направил правилно и го похвалете за това. Основните правила, които е послезно да съблюдавате при това:

• Хвалете хората на момента, веднага след като установите, че човекът е направил нещо правилно. Не отлагайте похвалата.
• Кажете на прост език на екипа си или негов член, какво е направил правилно и бъдете последователни.
• Разказвайте на подчинените за вашите чувства. Нали ви е приятно, че той е свършил поставената задача? Не крийте чувствата си. Кажете му, че ви е приятно, че това е хубаво, каква е ползвата от това за компанията, за другите хота, които работят в нея.
• Освен това помълчете известно време,  за да оставите време на човека да почувства колко ви е приятно
• Поощрете го да продължава в същия дух.
• Стиснете му ръката или го докосснете, за да може той да почувства, че вие подкрепяте неговия успех в организацията.

Така че, дами и господа мениджъри, ХВАЛЕТЕ ХОРАТА ОТ ЕКИПА СИ!!!

Порицание

За съжаление, колкото и да хвалим дадем човек, колкото и да го галим по главата, все пак ще има ситуации, когато той ще направи нещо не както трябва. Тогава е необходимо да приложим такъв инструмент, като порицанието, който ще бъде действително ефективен, ако успешния мениджър знае правилата за неговото прилагане.

• Порицанието трябва да бъде направено веднага, ако човекът действително е направил нещо не както трябва. Не си струва да трупате напрежение, въпреки че мениджърите постъпват именно по този начин доста често. Какво се получава в резултат? Насъбрали сте порицания за цяла седмица и в края на седмицата стоварвате всичко върху човека и той излиза в болничен или напуска. Точно затова порицанието се прави на момента.
• Трябва задължително да разделяте личността на човека от неговото поведение. Порицанието трябва да се отнася не за човека, а за неговото поведение. Не закачайте личността, не трябва. Порицава се само поведението.
• Казвайте на хората какво именно са направили неправилно и бъдете последователни
• Не крийте своите чувства. Обидно ли ви е от създалата се ситуация от това, че някой е направил нещо не така, както сте се разбрали? Не крийте тези чувства. Кажете, че ви е обидно, болно, досадно.
• По-добре не забравяйте за паузата. За да настъпи неловки мълчание и виновникът да почувства, че не е постъпил правилно. И тук можете плавно да преминете към втората част на порицанието.
• Трябва да кажете на човека, че въпреки това той е добър човек, да му стиснете ръката или да го докоснете до лакътя, така, че да му дадете да разребе, че искрено се тревожите за него.
• Напомнете му колко високо го цените, че сте уверени в него и разчитате на него.
• Потвърдете отново, че му мислите доброто, но не одобрявате неговото поведение в дадения случай
• Накрайте го да разбере, че ако порицанието е приключили, значи е приключило.

Как да действаме?

Какво се получава? Дори порицанието трябва да бъде завършено с нещо? С похвала! А какво получавате с помощта на този обикновен прием – порицание с похвала. По този начин успешният мениджър дава на екипа си мотив да работи и да постига резултати.  Когато вие го хвалите, той си прави подсъзнателния извод: „Значи съм постъпил правилно, така трябва да постъпвам, именно така!“ Когато порицавате член на екипа, той си прави друг извод „Не трябва да правя така, за това ме мъмрят и порицават!“ В края на краищата,  с помощта на „може – не може“ вие пишете програма за човека, „програмирате“ го. Вие правите така, че, в крайна сметка, той да придобие определен стил на поведение. На какво ви прилича това?

Ако имате автомобил, спомнете си как сте седнали за волана за първи път. Не ви беше лесно, нали? А как всичко се почаваше след изминаването на няколко месеца или години? Защо се получава така? Защото сте се намирали в привична за вас ситуация и сте били „погълнати в себе си“ или с други думи,  в състояние на транс. А какво е това? Това е когато съзнанието се изключва, доверявайки цялото управление на подсъзнанието. Вие автоматично съблюдавате тези предписания, които съществуват във вашата глава.

Точно по същия начин, ако изполвате метода на съчетаване на похвала и порицание, вашият персонал ще придобие навика автоматично да действа правилно, така, както е необходимо. И не поради това, че за това ще им платят, а поради това, че по друг начин просто ще им бъде неудобно, некомфортно! Това е всички! В бъдете те ще правят всичко така, както трябва. Поради това, че нещата ще стават просто автоматично. В нашият случай е необходимо да се създаде праилния алгоритъм, така че сътрудниците да използват именно него.

Лидерство

Прилагането на лидерство в качесвото на инструмент се основава на следните компоненти:

• Създаване у екипа или негов член, на ясно виждане за бъдещите направления на развитие на компанията
• Стимулиране на членовете на екипа към съвместна дейност за постигане на обща цел, поставена пред екипа
• Убеждаване на хората да пожертват собсвените си цели в името на екипа
• Демонстрация на искрена загриженост и разбиране на нуждите на подчинените
• Използване на метода на ръководство на основата на примера, ролево моделиране
• Наличие на конкретни високи резултати у самия мениджър
• Съблюдаване на строги етически норми от мениджъра
• Обясняване на действията на мениджъра на разбираем за подчинените език

Нека разгледаме малко по-подробно различните аспекти на приложение на дадения инструмент. Лидерството е такава ситуация, при която мениджъра встъпва в ролята на лидер, наставник. Ако вие сте мениджър, то обикновено не само вие оценявате своя персонал, но и вшите подчинени ви оценяват постоянно. И дори нещо повече. Във всяка компания има корпоративна култура. Откъде идва тя? Кой я провокира и прокламира? Мениджъра! А всички останали я поддържат. Така че, ако вие действително искате да имате качествени хора в екипа, които умеят заедно с вас да постигат високи резултати трябва да определите правила. И нещо още по-важно – задължително вие самите да се придържате към тези правила. Иначе ще получите обратен резултат.