Увеличете личната си продуктивност само за 18 минути на ден

Какво се случи с продуктивността ми?

Случвало ли ви се е да започнете деня си с най-доброто намерение да свършите определени задачи и в средата на деня да установите, че още не сте свършили почти нищо от започнатото и да се чудите както точно се е случило с вашата продуктивност? Решаването на някакви дребни проблеми, които се появяват постоянно, отговарянето на емейли и разговори по телефона могат да ви провалят в опитите ви да бъдете организирани.

Разполагайки с толкова много технологии навсякъде около нас е много по-лесно да се разсейвате откогато и да било преди.  Всъщност много от нас нямат нищо против да бъдат разсеяни от обаждане или други дребни проблеми за решаване, тъй като те ни дават възможност да кратка почивка от работата, която отнема усилия и енергия.

Как да подобрим продуктивността си?

Една малка хитринка ще ви помогне да управлявате много по-лесно разсейващите ви фактори и да увеличите продуктивността си. Трябва да започнете да се придържате към определени действия, които да превърнете в навик. Започнете ли с дадена задача трябва да я завършите до края. Без значение какво се случва около вас. Не трябва да допускате нищо да ви разсейва и да ви отклонява от това, което правите в момента.

Докато пиша тази статия получих три обаждания на мобилния телефон и 2 SMS. Не отговорих на обажданията и не прочетох SMS-ите. Ще се заема с тях след като приключа задачата, която върша в момента.

План за подобряване на вашата продуктивност

Предлагам ви един лесен план от само 3 стъпки, който ще ви помогне да се фокусите и да увеличите собствената си продуктивност.

Планирайте – отнема 5 минути

Преди да започнете деня си или да отворите пощата си, отделете си 5 минути. Вземете бял лист хартия и запишете всички задачи, които смятате да свършите през деня. След това вземете един календар (аз използвам Outlook за тази цел) и определете часови интервали за приключване на тези задачи.

В това да определените коя задача кога ще бъде свършена ви дава огромна сила и власт да управлявате времето си. Винаги поставяйте най-трудната, най-важната или тази която отнема най-много време задача първа в списъка си. Обикновено в началото на деня разсейващите фактори са по-малко и това ще ви позволи да се фокусирате по-добре върху задачата. Ако задачите, които си поставяте не могат да се поберат в календара ви (твърде много са) просто приоритизирайте. Изберете няколко задачи, които могат да се отложат за следващия ден или могат да бъдат свършени от някой друг.

Почивайте – една минута на всеки час

Нагласете алармата на телефона си, компютъра или друга да ви сигнализира на всеки час. Когато алармата сигнализира, спрете за 1 минута и си задайте въпроси дали през последния 1 час сте били продуктивни. Това ще ви помогне да се „хванете“ ако сте се отклонили от предварително поставените задачи. Винаги можете да анализирате свършената работа и да установите дали това е най-доброто ви представяне. Тези мини проверки ще ви помогнат да следите своя прогрес в решаването на дневните ви задачи.

 Направете преглед на задачите – 5 минути

В края на работния ден направете един бърз преглед на свършеното от вас – кога сте успели да се фокусирате най-добре, кои са нещата, които са ви разсейвали или отклонявали от предварително заложените цели. Задайте си въпроса: „Свърших ли това, което си бях поставил като задача?“. Ако отговорът на този въпрос е НЕ – помислете какво бихте направи по-добре утре.

Например, ако сте си поставили за цел да свършите по-голямата част от работата през първата половина на деня, но тогава приемате много обаждания от клиенти или партньори – тогава променете графика за изпълнение на поставените задачи. Оставете задачите, които се изпълняват бързо – като четене на имейли, проверка на статистики или други задачи, които не отнемат много време – за периодите, в които има повече разсейващи фактори.

Надявам се, че тези няколко лесни стъпки ще ви помогнат и на вас да организирате по-добре времето си и да подобрите личната си продуктивност, което пък от своя страна, ще ви даде повече свободно време за други задача, за време за семейството или за любимото ви хоби.

Споделете вие какви методи за управление на времето използвате като оставите коментар под статията или чрез формата ни за контакт: