Наистина работещи методи за управление на времето

Можем ли да управляваме времето?

За всички хора, които работят, искат да пътуват, да спортуват, да прекарват повече време със семейството си, има една основна пречка. Нямат време. Много често ми се случва да се замисля над това, че бих искал да имам повече време за спортуване, повече време за четене на книги, както и да имам достатъчно „време“ да играя с малката ми дъщеря. През последните месеци избирам свободното ми време да преминава в игра. Но …. ако „намеря“ още малко време – бих искал и да спортувам.

Времето е може би един от най-ценните ресурси. Времето е еднакво за всички – денонощието има 24 часа. Толкова има в Европа, САЩ, Китай, София, Бургас и Сусурлево. Как тогава, някои хора имат време да правят повече неща от нас. Много от вас ще кажат, че разковничето е „Правилното управление на времето“. Добре! Да се замислим за момент обаче. Може ли някой да управлява времето? Може ли някой да направи така, че да има 25 часа или повече? Отговорът е НЕ. Това, което можем да направим е да управляваме своите дейности и приоритети във времето така, че да можем да свършим повече неща за единица от време.

Убий разсейването. Спести време.

Ако искаме да имаме повече време, трябва да се замислим първо какво правим всеки ден. Как минава един наш ден на работа, в офиса, след това. Няма по-добър начин да разбереш къде ти изтича времето от това да се наблюдаваш за 1 седмица. След като знаеш къде са пробойните, от които изтича този така ограничен ресурс, тогава можете да вземете мерки да запушите тези пробойни или ако няма как да бъдат запушени напълно – то поне да намалите изтичането. Ето какво установи едноседмичното ми наблюдение върху дейностите, които извършвам и времето, което те ми отнемат.

Дейности	Времетраене	% от общото време
1. Ставане от сън и подготовка за работа	45	3%
2. Пътуване до работа	40	3%
3. Проверка на пощата сутрин	10	1%
4. Кафе преди работа	20	1%
5. Отговаряне на мейли от предишния ден	60	4%
6. Отговаряне на имейли	120	8%
7. Поглеждане на телефона без причина	60	4%
8. Facebook, мейли и др.	60	4%
Ползотворна работа	190	13%
9. Телефонни разговори	60	4%
10. Проверка на SPAM мейло	30	2%
11. Прибиране от работа	45	3%
12. Подготовка за вечера и вечеря	70	5%
13. Свободно време	120	8%
14. Подготовка за сън	30	2%
Сън	480	33%
Общо минути	1440	100%

 

1. Ставане от сън и подготовка за работа – душ, избор на облекло, подготовка на работната чанта. Всичко това ми отнема между 35 и 45 минути всеки ден. Няма как да се избегне този момент, но това, което може да се направи е част от нещата за подготовка да ги направите предишния ден. Точно преди да си легнете можете да си изберете облекло за следващият и да го подготвите – гладене, подреждане. Също така можете да си подготвите работната чанта, в която да си подредите работния бележник, лаптоп и други необходими неща. Още повече след като ви звънне будилника станете веднага – не се губете 5-10 минути в изглежаване. При правилна огранизация може да откраднете някоя и друга минути. Спестено време – 5-10 минути

2. Пътуване до работа – тук може да спестите малко време, ако изберете алтернативен маршрут за стигане до работа или използвате алтернативен транспорт. Ако пътувате с кола – може да помислите за вариант да я замените с градски транспорт. Освен, че ще ви излезе по-евтино, но ще имате и 30-40 минути, в които можете да почетете книга, новини, да отговорите на емейл или други дейности, които ви отнемат време и не можете да правите докато шофирате. Спестено време – 15 – 20 минути

3. Проверка на пощата сутрин – едва ли има толкова важни неща, които да не може да отложите с 1 час. Тази проверка на пощата просто я премахнете. Ще бъде трудно. Защото навиците се променят трудно. Но спомнете си преди 5 години, когато нямахме имейл на смарт телефона си. Работата вървеше ли? Сигурен съм, че ДА. Спестено време – 10 минути.

4. Кафе преди работа – това е приятно време за настройване към работния процес и раздумка с колегите, но помислете дали е толкова полезно да си разкажете какво точно се е случило в поредния епизод на Big / Vip Brother снощи и кой кого бил напсувал. Можете да сведето времето за клюки до половината от това, което сте правили до момента. Спестено време – 10 минути.

5. Отговаряне на мейли от предишния ден – това е задължителна част от вашата работа и може би няма как да я прескочите. Това, което можете да направите е да се фокусирате върху тази задача и докато отговаряте на кореспонденцията си да не се занивате с други неща като разговори с колеги, проверка на личната поща, телефонни разговори и всякакви други разсейващи и отвличащи вниманието неща. Отделете си време, в което само ще отговаряте на имейли. Това със сигурност ще ви направи по-продуктивни. Спестено време – 10-15- минути.

6. Поглеждане на телефона без причина. Според проведени редица изследвания днешния работещ човек си поглежда телефона между около 250-300 пъти на ден без причина. Просто да види, дали не е изпуснал важно обаждане, чат съобщение или имейл. Всичко това води до загуба на 75 минути на ден. Това са 75 минути, в които не правите нищо друго освен да си извадите телефона от джоба, да видите, че нищо не се е случило. Да преминете безцелно през менюто 2-3 пъти в търсене на нещо и да го приберете обратно в джоба. Това също е много гаден навик и трудно ще го преодолеете, но ако го направите и използвате телефона си по предназначение, ще имате доста време. Спестено време – 75 минути.

7. Проверка на Facebook, Viber, Skype или нещо друго през телефона. Освен, че изтощават много бързо батерията всички тези удобни приложения изразходват и голяма част от вашето време – до 60 минути на ден, а понякога и много повече. Решението лично за мен беше следното – изтрих Facebook от телефона си и изключих достъпа до мобилен интернет от функциите на телефона. Ако ми се наложи – наистина „наложи“ да използвам интернет от мобилния телефон – включвам достъпа до мобилни данни, свършвам си работата и отново го изключвам. Всичко това ми дава няколко предимства: Не губя толкова много време на ден в безмислено гледане на котенца и умни мисли във Facebook, не ми се налага да поглеждам пред 15 минути след всяка нотификация за получен мейл на личната ми GMail поща. Освен това батерията на телефона ми започна да издържа много повече. Спестено време – 50 минути.

8. Отърветете се от СПАМ съобщенията. Вече съм си изградил навика веднъж в седмицата (обикновено събота или неделя) отделям по 30 минути за проверка на имейлите в личната си поща и прави разчистване на абонаментите, които имам. Без да се притеснявам натискам бутона Unsubscribe на голяма част от е-мейлите, които получавам и смятам, че не ми носят никакви ползи. Това ми спестява после време за поглеждане към тези мейли, както и спестява време за тяхното изтриване и отсяване на важната кореспонденция. Спестено време: 10 минути.

След като направих тези промени се оказа, че разполагам с почти 200 минути или малко над 3 часа повече време на ден, които да използвам за други неща, носещи ми по-голяма ползва или удовлетворение. НЕ можем да управляваме времето, но можем да управляваме това, което правим за единица време.

Какви са вашите трикове за да си осигурите допълнително време?